使用软件对公司业务进行管理，可以达到规范化管理的功效，但由于进销存软件处理的是销售业务，或主要是为销售业务服务，因而必须功能灵活，否则就难以适应销售业务的要求。

每个使用进销存软件的公司都会碰到规范性和灵活性的矛盾，一个好的进销存软件则可以让用户在两者间灵活选择，获得某种平衡。大多数进销存软件通过完善的操作员授权机制来达到平衡的目的。

如软件规定凡是存了盘的送货单就不能进行修改或删除，但如果发现那张送货单确实有问题，那么可以由拥有这一级（修改）授权的操作员来执行修改。

也就是说，在同一个功能里（例如删除一条记录），有的操作员可以做，有的操作员不能做。因此，一个好的进销存软件，必须提供完善的操作员授权机制。