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利用软件系统管理时手工开采购单的危害




一是可能会影响某些报表。就如上面我这家客户,他们可能出与报关等的需要,需要有一份报表,能够导出销售定单对应的所有采购单。如此的话,他们去报关的时候,就不需要一张张的去寻找采购定单,这对于他们来说,是非常有帮助的,可以提高工作效率。但是,若我们现在手工开立采购单的话,生成这张报表时,难免采购单会有所缺失。若是手工开的采购单,就不能在这张报表中出现。这给他们检验员的工作,带来比较大的麻烦。

二是可能会影响成本的统计。我有不少的客户,他们是接单生产为主。所以,他们在统计材料成本的时候,比较喜欢根据销售定单来统计材料采购成本。因为接单生产的企业,材料都是按销售定单来采购,而且,采购成本在他们生成成本中,占了大头。故,只要材料成本统计准确了,那生产成本也就准确了一大半。此时,他们就需要采购定单跟销售定单之间存在一定的关联。如此的话,就可以通过销售定单方便的找到对应的采购定单。这对于他们进行材料成本的统计,明显提供了非常便利的工具。

三是若手工开立采购单,后续出现问题,进行查询的时候,会比较麻烦。若现在要进行内部审计,审计员可能要追踪某些采购定单到底用于生产哪些销售定单。若采购定单跟采购计划、销售定单等关联的话,则在进销存系统中,就很容易查询出对应的销售定单,就知道该采购单用于哪些销售定单了。但是,若手工单进行手工开的话,就找不到这层关系了。那时,采购员不得不查询大量的单据,像大海捞针一样,去寻找采购定单与销售定单的关系,为非常的费事。其实,在很多时候,采购员或者其他计划人员,都需要查找采购计划来源。如生产管理人员需要查询,我现在的生产定单的料是否已经到齐,到齐的话,他们可以安排生产;没到齐的话,他们要进行追踪,实在没办法的时候,他们还不得不调整生产计划。而此时,若采购定单没有跟采购计划、生产计划进行关联的话,这也会非常的麻烦,很难进行生产缺料的追踪。其实,在进销存系统中,提供了一张生产计划缺料表,若采购定单、生产计划、采购计划、入库单彼此之间存在关联的话,通过这张报表,可以非常容易的查询出,某个生产计划,已经到了哪些料,还有哪些料没有到。但是,此时手工开采购单的话,就割断了采购定单、生产计划、采购计划、入库单彼此之间的联系,这张报表就无用武之地了




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