“小米加步枪”无疑打不赢现代战争，信息化正逐渐演变为企业的市场入场券。帮助中小企业从基础起步，迈向信息化阶段，是我们主办这次进销存软件免费应用实验活动的初衷。

在以往与用户的接触过程中，用户对应用进销存软件提出了许多问题，不仅有软件技术上的问题，还有些虽然简单，但从用户角度看却很陌生的问题。对这些问题的了解是应用进销存软件的基础，将有助于我们的实验活动的展开。

1.什么是进销存软件？

顾名思义，进销存软件就是用计算机软件来管理企业日常经营中最基本的进货（采购）、商品销售、入库出库（库存管理）、应收应付、收入支出、损耗等基本的业务流程。

2.进销存软件能干什么？

传统的手工会计处理流程是由会计人员根据原始凭证编制记账凭证，并据此登记库存明细账、库存分类账、库存总账、销售明细账、往来账等，这一系列会计工作复杂而且繁琐。

采用进销存软件只需要用户输入原始的单据，由系统自动生成其后的一整套会计处理事务，包括自动生成进销存账、库存明细账、应收账、应付账、增值税账等，承揽了企业的进销存及往来业务的大量记账工作。

这样做的好处是减少会计与业务人员的人工投入、降低对工作人员的要求、加快会计工作速度，并及时、准确地提供更多、更全面的管理信息。

3.应用进销存软件显而易见的好处有哪些？

（1）公司从此可以告别手工开单，打印出整齐漂亮的送货单，这关系到公司的形象，也关系到公司的内部管理，因为这样一来公司的账目会更清楚。（2）可以随时检查自己的经营情况，一切相关的查询和统计可以在瞬间完成。（3）由于员工可以在一种规范的软件环境中作业，公司业务和管理流程化、制度化，管理水平会上一个台阶。（4）如果您是老板，现在您自己可以随时查询公司的各种数据。（5）对于客户的各种查询，可以提高反应的速度。例如有客户询问能否供应10套“三角牌”套筒工具，您在电脑里查一下就清楚了，而且还可以立即知道上次卖给这个客户的价格是多少。（6）公司的账目会很清楚，月底只要打印每个客户的月结单，就可以跟客户对账、收账，哪些账快到期、哪些账已过期一目了然。（7）如果公司刚接了一个定单，可以根据定单成批地查一下哪些货已经有、还缺哪些货，就可以及时备料生产。

4.进销存软件和财务软件有什么区别与联系？

进销存软件不同于财务软件。进销存软件主要面向销售型企业和仓储企业，该类企业最核心的部分就是进销存，管理者最关心的是“每天卖了多少货、还有多少库存、收到多少货款、资金使用状况如何”等基本问题。

财务软件虽然也包括进销存的内容，却是站在会计的角度来看问题，只有到月底打出资产负债表、损益表等报表，才能从资金的角度获知企业的赢利状况，而且这些报表需要懂得会计知识才能看明白。进销存软件能够一目了然地帮企业管理者管好钱与物，可以实时地反应企业的资金流与物流，即使没有会计知识也很快就会理解，而且由于进销存软件不局限于会计思维，相对更具灵活性。此外，现在的进销存软件大多已集成了最基本的财务软件功能，特别是大家最关心的往来账功能。进销存软件和财务软件集成一体化已是大势所趋。

5.相对于ERP、CRM等软件，用进销存软件是否太低档？

企业用软件就像用人，关键是“适合”，即软件是否符合企业目前的条件和目标、是否符合企业的业务流程、是否适合企业使用，这才是最关键的因素。

ERP、CRM系统是目前世界先进管理思想和现代信息技术的完美结合，如果企业能够实施成功，的确可以提升企业的核心竞争力，但是这些系统对企业运作的成熟程度和信息技术水平有较高要求，而且建设和实施的成本中小企业往往难以承受。企业的信息化建设是一个循序渐进的过程，中小企业采用实用的进销存软件解决基本业务流程、管好企业的资金流和物流是一种更务实的态度。

6.在使用进销存软件过程中，如何看待规范和灵活之间的矛盾？

使用软件对公司业务进行管理，可以达到规范化管理的功效，但由于进销存软件处理的是销售业务，或主要是为销售业务服务，因而必须功能灵活，否则就难以适应销售业务的要求。每个使用进销存软件的公司都会碰到规范性和灵活性的矛盾，一个好的进销存软件则可以让用户在两者间灵活选择，获得某种平衡。大多数进销存软件通过完善的操作员授权机制来达到平衡的目的。如软件规定凡是存了盘的送货单就不能进行修改或删除，但如果发现那张送货单确实有问题，那么可以由拥有这一级（修改）授权的操作员来执行修改。也就是说，在同一个功能里（例如删除一条记录），有的操作员可以做，有的操作员不能做。因此，一个好的进销存软件，必须提供完善的操作员授权机制。

7.进销存数据容易被盗吗？

数据是企业最珍贵的财富之一，客户或供应商的详细资料等都是非常敏感的数据。能够盗窃企业数据的通常是公司的员工，可以通过严格设置每一个操作员的权限来防止这一问题，不让无关的操作员看到或打印这些资料，特别是关于数据备份的功能要严格限制。要做到这一点，软件必须有严格而细致的操作员授权功能。

有些进销存软件还有这样的性能：在一个基于WINDOWS NT架构的局域网中，数据可以存放在服务器内一个不共享的逻辑盘中，网络的所有操作员都无法看见这个盘，也就无法从服务器以外的电脑中复制数据了，这样只需派可靠的人保管好服务器就可以了。

另一个问题是由于电脑硬盘损坏造成数据丢失，可以通过及时备份数据或硬盘镜像法防止这种情况发生。

8.单机版和网络版有什么不同？

单机版和网络版在功能上大多是相差不大的，最大也最重要的差别是：无论在公司内部使用还是加上分支机构，只要有两个以上人员要同时使用这套软件，进行数据共享，就需要使用网络版，因为无论使用多少个单机版，数据都不能共享。共享数据是非常重要的，管理、销售、仓储等各部门在一个数据共享的软件环境中，才能真正实现协调作业，提高效率，这也是使用软件管理的初衷。

9.如何实现异地之间低成本的联网和数据传递？

常见的异地联网方式有远程拨号登录、专线连接、VPN连接等方式，费用较贵，如果企业对数据交换的实时要求不高，可以采用数据打包交换的方式，通过数据传送、电子邮件等方式在应用站点之间进行数据传递和交换。还有一种较新的方式，既可以做到实时，又不需要太高的通信费用，这就是利用中国移动的短消息系统，采用专用的设备和软件，可将企业遍布全国的分支机构、代理商、分销商、工厂连成一个整体，实现数据实时传送，而且费用在所有的实时联网方式中也是最低的。

10.如何选择进销存软件？

像所有产品一样，进销存软件也要通过市场与服务的综合检验。企业最简单的选择办法就是：免费试用，合适就用，不合适就换。